Setiap kali tibanya musim audit syarikat, rata-rata pemilik perniagaan terutamanya Perusahaan Kecil dan Sederhana (PKS) mula berasa tidak senang duduk.
Proses audit bukanlah bertujuan untuk mencari kesalahan semata-mata, tetapi untuk mengesahkan bahawa laporan kewangan syarikat anda mencerminkan kedudukan kewangan yang sebenar dan telus.
Namun, realitinya banyak syarikat tersangkut di pertengahan jalan. Isunya bukan kerana syarikat menipu, tetapi disebabkan oleh sistem urus akaun syarikat dan pengurusan dokumen yang kurang teratur.
Apabila dokumen audit tidak lengkap, proses pengesahan akan tertangguh, kos upah auditor meningkat, dan paling menakutkan syarikat terdedah kepada risiko kompaun audit atau penalti daripada pihak berkuasa seperti Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) dan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).
Untuk memastikan urusan audit syarikat anda berjalan lancar tanpa pening kepala, pastikan anda menyemak dan menyediakan 5 dokumen penting yang paling kerap bermasalah ini:
1. Resit Perbelanjaan dan Invois Pembelian
Ini adalah masalah nombor satu bagi kebanyakan PKS. Resit hilang, dakwat tulisan pudar, atau resit disimpan secara rawak di dalam kotak tanpa susunan yang betul.
Auditor perlu melihat bukti bagi setiap sen wang yang keluar daripada akaun syarikat. Sekiranya anda menuntut pelepasan cukai atau menolak perbelanjaan perniagaan tanpa resit rasmi, perbelanjaan tersebut tidak akan diiktiraf.
- Implikasi: Untung bersih syarikat akan “naik” secara atas kertas, menyebabkan anda terpaksa membayar cukai yang lebih tinggi beserta penalti.
- Solusi: Amalkan sistem fail digital. Imbas (scan) resit fizikal dan simpan di dalam cloud mengikut bulan dan kategori sebelum tulisan pada resit tersebut pudar.
2. Penyata Bank (Bank Statements) Yang Tidak Lengkap
Auditor memerlukan penyata bank yang lengkap bagi keseluruhan 12 bulan tahun kewangan syarikat, termasuk bulan pertama selepas tarikh penutupan akaun (untuk semakan transaksi terkemudian).
Masalah yang sering berlaku ialah penyata bank hilang untuk bulan-bulan tertentu, atau terdapat transaksi “pindahan peribadi” yang bercampur aduk dalam akaun arus perniagaan tanpa dokumen sokongan.
Nota Penting: Pastikan setiap transaksi dalam penyata bank mempunyai dokumen sokongan (resit/invois) yang sepadan. Elakkan sama sekali menggunakan akaun syarikat untuk kegunaan peribadi tanpa direkod sebagai Director’s Advance.
3. Rekod Jualan dan Invois Rasmi
Sama seperti perbelanjaan, setiap aliran wang masuk juga mesti dibuktikan dengan invois jualan atau resit rasmi yang dikeluarkan kepada pelanggan.
Ramai peniaga sekadar melihat angka di dalam bank tanpa menyimpan salinan invois asal dengan kemas.
Lebih parah jika nombor rujukan invois melompat-lompat atau bertindih, yang mana akan menimbulkan keraguan besar kepada auditor tentang ketelusan rekod akaun bisnes anda.
4. Perjanjian Pinjaman dan Dokumen Pembiayaan
Sekiranya syarikat anda ada mengambil pinjaman bank, pembiayaan kenderaan (hire purchase), atau kontrak sewaan premis, dokumen perjanjian asal berserta penyata baki pinjaman tahunan terkini wajib diserahkan.
Auditor perlu mengesahkan jumlah liabiliti (hutang) semasa syarikat dan memastikan kadar faedah dikira serta direkodkan dengan betul mengikut piawaian perakaunan yang sah.
5. Daftar Aset Tetap (Fixed Asset Register)
Aset tetap seperti komputer, mesin, perabot pejabat, dan kenderaan syarikat tidak boleh direkod secara tangkap muat. Syarikat mesti mempunyai daftar aset tetap yang mengandungi:
- Tarikh pembelian aset
- Kos asal pembelian
- Kadar susut nilai (depreciation)
- Lokasi fizikal aset tersebut
Semasa proses audit syarikat, auditor berhak untuk melihat fizikal aset tersebut (terutamanya aset bernilai tinggi) bagi memastikan ia benar-benar wujud dan masih berfungsi untuk operasi perniagaan.
⚠️ Risiko Mengabaikan Pengurusan Dokumen Audit
Kegagalan menyediakan dokumen yang lengkap bukan sahaja melambatkan laporan kewangan syarikat anda ditandatangani, malah boleh membawa kesan buruk seperti:
- Dikenakan Kompaun Lewat: SSM boleh mengenakan kompaun audit jika laporan kewangan dan penyata tahunan lewat dihantar daripada tarikh sepatutnya.
- Sekatan Dokumen & Risiko Senarai Hitam: Pengarah syarikat boleh menghadapi kesukaran untuk urusan rasmi jika didapati gagal mematuhi arahan serahan berkanun (statutory filings).
- Audit Meja oleh LHDN: Akaun yang mencurigakan dan tidak disokong oleh dokumen yang kukuh adalah “lampu hijau” untuk pihak LHDN melancarkan siasatan cukai ke atas syarikat anda.
Urus Akaun Dengan Betul, Elak Kompaun Audit!
Menyusun rekod kewangan dan memastikan semua dokumen sedia untuk diaudit memerlukan masa, fokus, dan kepakaran perakaunan yang betul.
Sebagai pemilik bisnes, masa anda lebih bernilai untuk fokus kepada strategi jualan dan pertumbuhan perniagaan.
Jangan tunggu sehingga saat akhir atau sehingga surat amaran sampai ke pintu pejabat anda.
Serahkan bebanan bookkeeping, pengurusan cukai, dan persediaan audit syarikat anda kepada pakar.
Di ABS Accountech Sdn Bhd, kami sedia membantu menguruskan akaun perniagaan anda secara profesional, sistematik, dan mesra audit supaya anda boleh menjalankan bisnes dengan tenang tanpa memikirkan risiko kompaun.
