Memiliki niat untuk buka cawangan baharu adalah tanda bahawa perniagaan anda sedang mendapat sambutan yang luar biasa.
Impian untuk melipatgandakan keuntungan dan meluaskan empayar perniagaan memang menjadi idaman setiap pemilik syarikat.
Walau bagaimanapun, satu kesilapan besar yang kerap dilakukan oleh usahawan adalah terburu-buru kembangkan bisnes (scale up) sebelum bahagian dalaman syarikat sedia.
Jika syarikat ibu (HQ) anda sendiri masih berdepan isu urus perniagaan yang huru-hara, membuka cawangan baharu hanya akan menggandakan masalah dan kerugian anda.
Sebelum anda menandatangani sebarang perjanjian sewaan kedai atau pejabat baharu, pastikan anda menyemak dan mengukuhkan 3 sistem utama dalam pengurusan bisnes ini terlebih dahulu.
1. Sistem Operasi Syarikat (SOP Kerja yang Boleh Di-Duplicate)
Cawangan baharu tidak akan dapat beroperasi dengan baik sekiranya kualiti produk atau perkhidmatan anda bergantung 100% kepada kehadiran anda di lokasi tersebut.
Syarikat anda hanya sedia untuk berkembang sekiranya anda mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) yang didokumentasikan dengan jelas:
- SOP Jualan & Khidmat Pelanggan: Panduan skrip jualan dan cara mengendalikan aduan pelanggan supaya kualiti servis di cawangan baharu sama seperti di HQ.
- SOP Pentadbiran & Fail: Sistem fail dan penyimpanan dokumen yang seragam supaya laporan harian boleh disemak secara dalam talian (online) tanpa anda perlu turun padang setiap hari.
Jika proses kerja HQ boleh diajarkan kepada staf baharu dalam masa singkat menggunakan SOP, barulah sistem operasi syarikat anda dianggap sedia untuk direplikasi (duplicate).
2. Sistem Pengurusan Staf & Kepimpinan (HR)
Masalah paling utama apabila syarikat berkembang adalah kawalan kualiti pekerja. Di HQ, anda mungkin boleh memantau pekerja di depan mata. Namun di cawangan baharu, anda terpaksa meletakkan kepercayaan penuh kepada pasukan di sana.
Sebelum membukanya, pastikan struktur pengurusan staf anda sudah mantap:
- Job Description (JD) yang Telus: Staf di cawangan baharu tahu dengan pasti skop tugas dan tanggungjawab harian mereka.
- Petunjuk Prestasi Utama (KPI): Hasil kerja diukur berasaskan data dan sasaran pencapaian, bukan sekadar andaian.
- Sistem Pengurusan Cuti & Kebajikan: Polisi sumber manusia yang teratur supaya cawangan tidak ‘lumpuh’ apabila ada pekerja yang bercuti atau berhenti secara mengejut.
Anda juga memerlukan sekurang-kurangnya seorang pengurus atau ketua cawangan yang terlatih untuk mengawal selia operasi harian.
3. Sistem Kewangan & Kawalan Aliran Tunai (Cashflow)
Membuka cawangan memerlukan modal yang besar. Banyak syarikat terkandas di tengah jalan kerana wang simpanan HQ disedut habis untuk menampung kos operasi cawangan baharu yang belum menjana keuntungan (break-even).
Sistem pengurusan kewangan dan perakaunan anda mestilah dapat menjawab soalan ini:
- Adakah aliran tunai HQ cukup kuat untuk menyokong kos cawangan baharu selama sekurang-kurangnya 6 bulan?
- Adakah rekod akaun syarikat diuruskan secara berasingan untuk memantau untung rugi setiap cawangan?
Tanpa sistem rekod akaun yang cekap, anda berisiko tidak dapat mengenalpasti cawangan mana yang menjana keuntungan dan cawangan mana yang menjadi ‘beban’ kepada syarikat.
Persiapkan Syarikat Anda Untuk Scaling Bersama ABS Digital Media Sdn Bhd
Jangan biarkan impian membesarkan perniagaan bertukar menjadi mimpi buruk disebabkan kelemahan sistem dalaman. Kunci kejayaan syarikat berskala besar adalah asas pengurusan yang kukuh dan sistematik.
Di ABS Digital Media Sdn Bhd, kami menganjurkan Training Pengurusan Bisnes yang direka khas untuk membantu pemilik syarikat, pengurus operasi, dan pihak pengurusan menyusun semula sistem dalaman syarikat supaya sedia untuk berkembang (scale up).
Pastikan perniagaan anda benar-benar sedia sebelum melangkah lebih jauh. Laburkan masa anda untuk membina sistem syarikat yang kukuh hari ini.
