Menjadi seorang ketua pasukan (team leader) atau pengurus bukanlah satu tugas yang mudah. Selain memastikan KPI syarikat tercapai, anda juga bertanggungjawab menjaga keharmonian dan emosi ahli pasukan.
Antara cabaran terbesar yang sering dihadapi oleh pihak pengurusan ialah cara tegur staf yang melakukan kesilapan tanpa mencetuskan konflik atau membuatkan mereka berkecil hati (sentap).
Jika salah gaya bahasa, teguran yang niatnya untuk membina boleh bertukar menjadi punca pekerja hilang motivasi, merajuk, atau lebih parah mengambil keputusan untuk berhenti kerja (turnover).
Artikel ini akan berkongsi teknik komunikasi ketua pasukan yang efektif untuk menegur pekerja secara profesional, matang, dan mengekalkan momentum kerja yang positif.
Mengapa Skill Komunikasi Tempat Kerja Sangat Kritikal Buat Leader?
Sebelum kita pergi kepada teknik, kita perlu faham mengapa komunikasi tempat kerja yang berkesan itu penting. Ramai pengurus gagal menyedari bahawa cara sesuatu mesej itu disampaikan adalah sama penting dengan isi mesej tersebut.
Apabila staf kerap “sentap” atau terasa hati dengan teguran pihak atasan, ia biasanya berpunca daripada:
- Teguran dibuat secara terbuka di hadapan pekerja lain.
- Penggunaan bahasa yang menyerang peribadi (personal attack), bukannya fokus kepada mutu kerja.
- Ketiadaan solusi atau bimbingan selepas teguran dibuat.
Menurut kajian dalam bidang pengurusan pekerja, organisasi yang mengamalkan budaya komunikasi dua hala yang sihat mencatatkan peningkatan produktiviti sehingga 25%. Jadi, bagaimana cara terbaik untuk menegur staf?
4 Teknik Komunikasi Ketua Pasukan Sila Amalkan Mulai Hari Ini
1. Gunakan Formula “Sandwich Teknik” (Puji – Tegur – Puji)
Ini adalah antara gaya kepimpinan dan teknik komunikasi korporat yang paling popular dan terbukti berkesan. Jangan terus melompat kepada kesilapan staf sebaik sahaja berjumpa.
- Lapisan Atas (Puji): Mulakan perbualan dengan menghargai usaha atau prestasi baik yang pernah mereka lakukan sebelum ini.
- Inti (Tegur): Sampaikan teguran atau kesilapan yang perlu diperbaiki secara terus (direct) tetapi berhemah.
- Lapisan Bawah (Puji/Sokongan): Akhiri perbualan dengan kata-kata semangat dan tunjukkan yang anda percaya mereka boleh buat lebih baik selepas ini.
Contoh: “Ali, saya sangat puji report ringkas yang awak buat minggu lepas, sangat kemas (Puji). Cuma untuk report kali ini, ada beberapa data penting yang tertinggal dan perlu dikemas kini segera (Tegur). Saya tahu awak seorang yang teliti, jadi saya yakin awak boleh settlekan ini sebelum petang nanti (Sokongan).”
2. Fokus Kepada Isu, Bukan Individu (Focus on Behavior, Not Personality)
Apabila berlaku kesilapan, elakkan daripada melabel personaliti staf tersebut. Tukar ayat anda daripada menyerang individu kepada menerangkan impak perbuatan mereka terhadap team atau syarikat.
- Ayat yang salah: “Kenapa awak ni cuai sangat? Selalu lambat hantar kerja.” (Menyerang peribadi/sentap).
- Ayat yang betul: “Saya perasan tugasan minggu ini diserahkan lewat 2 hari. Apabila tugasan ini lambat, ia akan efek flow kerja team pemasaran juga. Boleh tahu apa kekangan awak kali ini?” (Fokus kepada isu dan impak).
3. Sesi Teguran “One-on-One” (Pelihara Air Muka)
Peraturan emas dalam latihan pengurusan adalah: Praise in public, criticize in private (Puji di khalayak ramai, tegur di bilik tertutup).
Jangan sesekali menegur kesilapan besar staf di dalam group WhatsApp syarikat atau di tengah-tengah ruang pejabat yang terbuka.
Panggil staf tersebut ke bilik mesyuarat atau buat sesi one-on-one virtual. Ini menunjukkan anda menghormati privasi dan menjaga air muka mereka.
4. Amalkan Sesi Maklum Balas Dua Hala (Two-Way Feedback)
Sebagai leader, jangan hanya bercakap tanpa mendengar. Selepas memberikan teguran, beri ruang untuk staf memberikan penjelasan.
Tanyakan soalan seperti: “Ada apa-apa masalah yang buatkan tugasan ni tersangkut?” atau “Bagaimana saya boleh bantu awak untuk mudahkan proses ni?”
Cara ini membuatkan staf merasa didengari dan disokong, bukannya sekadar dipersalahkan.
Pelaburan Terbaik: Mantapkan Skill Kepimpinan Barisan Hadapan Syarikat Anda
Teori mungkin nampak mudah, namun mempraktikkannya dalam situasi sebenar di pejabat memerlukan latihan dan bimbingan yang berterusan.
Kegagalan ketua pasukan menguasai kursus kepimpinan dan komunikasi korporat adalah punca utama wujudnya budaya kerja toksik.
Mahu barisan Manager, Supervisor, dan Team Lead syarikat anda belajar teknik komunikasi, pengurusan konflik, dan cara lead pekerja pelbagai generasi secara praktikal?
ABS Education Sdn Bhd sedia membantu organisasi anda melalui program khusus kami.
